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Edoc 2021 – ECM como serviço, Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda

A W3K estará online no EDOC 2021 apresentando o tema: ECM As A Service (ECM como serviço), Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda.

Será palestrado por:

  • Liliane Dias, possui mais de 7 anos de experiência com atendimento e consultoria ao cliente, atua como executiva comercial na empresa W3K.
  • Jonatas Bloss, atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K, possui mais de 15 anos de experiência em consultoria e implantação de softwares ECM, EDMS e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina.

Painel Tecnologia no canal do Youtube do EDOC Online 2021, dia 09 de junho, às 19h.

Saiba mais: edoccapacitacao.online

Live com Jonatas Bloss e Pablo Soledade: O Mundo dos Sistemas

Jonatas Bloss, que atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K Tecnologia estará presente na Live do Pablo Soledade, no Youtube: O Mundo dos Sistemas. O bate-papo de hoje (22/04) será sobre implantação de sistemas de gestão de documentos e informação. Esperamos vocês às19 horas.

¿Pueden los dashboards y gráficos de BI apoyar decisiones más asertivas?

Ser data driven  es tomar decisiones basadas en el análisis de gráficos y tableros de BI en lugar de conjeturas o intuiciones. Tener una base sólida para elecciones más asertivas significa recopilar, procesar e interpretar datos para generar información valiosa sobre las empresas.

Si el futuro de las empresas se basa en los datos – ¡y así es! – ¿cómo suele usted aplicanr este concepto en su organización? ¿Sus gerentes y líderes son capaces de extraer y analizar información de diversas fuentes, convirtiendo este material en conocimiento y riqueza para el crecimiento empresarial?

Para que no tengas dudas a la hora de responder estas preguntas, te presentamos las ventajas del análisis de datos y la importancia de una identidad corporativa que haga de la transformación digital la protagonista de tu negocio.

Transformación digital: productividad, asertividad y rentabilidad

En 2020, el 87,5% de las empresas brasileñas entrevistadas para un estudio de la consultora Vanson Bourne afirmó que ya estaban llevando a cabo proyectos de transformación digital. Un hecho que demuestra la fuerza de este movimiento, pero … ¿por qué esta tendencia ha ganado tantos adeptos?

La respuesta es simple: porque la transformación digital no es solo un concepto, sino una suma de tecnologías y acciones que permiten incrementar la productividad, competitividad, asertividad y rentabilidad de las organizaciones de todos los segmentos.

La cultura data driven es uno de los pilares que sustentan la transformación digital

Podemos decir que la cultura data driven es uno de los pilares que sustentan la transformación digital, ya que utiliza algoritmos para realizar análisis precisos, los cuales entregan respuestas estratégicas a la organización.

Es decir, estamos hablando de una acción estratégica basada en información y datos reales, asertivos e instantáneos. Y, por supuesto, de adecuar la planificación a las necesidades y deseos que presentan los identificadores visuales, gráficos, dashboards e informes.

Indicadores visuales con gráficos, dashboards e informes.

Los indicadores visuales permiten una comprensión rápida de la información de control de una manera ágil, con fácil acceso a los datos en la nube, ya sea por teléfono celular, web o tabletas.

Con Greendocs, por ejemplo, los usuarios autorizados pueden acceder a gráficos, dashboards e informes en tiempo real generados por el sistema. Con esto, se puede analizar datos para obtener información, sin perder ninguna información relevante sobre su proyecto.

Observar correctamente a los dashboards, gestionando a estos datos, proporciona una percepción asertiva de la eficacia de su gestión y, por supuesto, dónde aplicar las mejoras necesarias para alcanzar tu objetivo.

Proceso de decisión estratégico y que requiere menos tiempo

Cuando la empresa genera una gran cantidad de datos y no sabe qué hacer con ellos, no sirve de nada invertir en dispositivos tecnológicos. La gestión estratégica es siempre el escenario ideal para una empresa innovadora.

Por otro lado, demasiada información tiende a poner en peligro su enfoque en la búsqueda de nuevas soluciones, lo que hace que su proceso de decisión sea más lento de lo ideal. Además, la tecnología de gestión de la información optimiza el tiempo dedicado a la elaboración de informes manuales, por ejemplo.

Así, el tiempo ahorrado se puede utilizar para actividades más nobles, como analizar esta información y definir planes de acción. Aparte de eso, con el Greendocs, toda la comunicación se realiza dentro del sistema, aportando fluidez al proceso, sin perder la fiabilidad de los datos.

Entonces, ¿está su negocio en la lista de empresas que serán realmente competitivas en un futuro próximo? Si es así, está en el camino correcto. De lo contrario, es muy posible que, con el tiempo, las organizaciones innovadoras ocupen su lugar tan rápido como los avances tecnológicos en el mundo.

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Gestión documental de Calidad: sea más que un “mandadero” de documentos

Cuando una empresa implementa un sistema de gestión de la calidad, da un paso muy significativo, mostrando que la organización está comprometida con su crecimiento sostenible y la mejora continua de sus procesos. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de los casos en tecnología, implementar una solución es solo el comienzo. Lo más importante es cómo lo maneja después de eso.

Si su organización ahora tiene un sistema de gestión de la calidad y de los documentos, para monitorear los indicadores de calidad, ahora el reto es dedicarse a este mantenimiento, así como del soporte para los logros de escala de procesos, reflejando directamente en el crecimiento de su negocio.

La distribución manual de documentos, la gestión de la comunicación a través de correos electrónicos y el control de hojas de cálculo pueden funcionar en procesos simples, con equipos pequeños, pocos documentos y pocos registros. A la medida que la empresa crece, los empleados se multiplican y se crean nuevos sectores, volviéndose imposible mantener una gestión cabal únicamente a través del control manual.

Permanecer en estos modelos mal optimizados consume tiempo y recursos para usted y sus empleados, transformándolos en “mandaderos (o mandaderas)” de documentos, donde el transporte manual de información ocupará buena parte de su tiempo de trabajo. Además, este control obsoleto aumenta el riesgo de tener documentos desactualizados o inconsistencia en los datos, lo que puede ser un problema si se realiza una auditoría o en cumplimiento de la ley, como es el caso de la GDPR.

Para eliminar estos embotellamientos y garantizar que sus procesos de gestión de la información sean eficientes, independientemente de la escala de su operación, agregar tecnología es una excelente opción. Soluciones como las plataformas de gestión electrónica de documentos (EDM) sientan las bases de esta gobernanza, que se lleva a cabo con una política sólida para el movimiento y procesamiento de la información (Workflow / BPMS).

Estas dos tecnologías juntas pueden apoyar actividades documentales como:

  • Analizar críticamente
  • Aprobar
  • Identificar revisiones
  • Control de cambios
  • Aseverar de que la versión actual esté disponible
  • Control de documentos externos y obsoletos
  • Controlar la distribución y el acceso a los documentos.

Además de la tecnología, un buen consejo es incluir profesionales de la información en los equipos de gestión documental y sus instancias (archivo, biblioteca, CDOC, etc). Los mismos pueden contribuir con su conocimiento especializado para apoyar la definición de buenas prácticas (reglas de clasificación, jerarquía de información, nomenclaturas), facilitando la implementación de las tecnologías propuestas. Con esto estructurado y automatizado, es más sencillo asegurar la correcta distribución de estándares y normas, evitando la duplicación y obsolescencia, así como mejorando la auditabilidad de los datos.

W3K Tecnologia tiene una década de experiencia en el mercado de GDE y BPMS, combinando tecnología y procesos para auxiliar en la gobernanza de la información de las empresas. Contáctanos y obtén más información.

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