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Para Engenharia

Projetos de engenharia e empreendimentos de construção tem, por natureza, muita variabilidade. A ausência de estratégias e tecnologias para gerir mudanças pode prejudicar margens, qualidade e operabilidade do bem construído.

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Para Gestão de Contratos

Acelere a comunicação e a tramitação da informação de contratos.

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Nossos clientes:

Alguns depoimentos:

“A solução é amigável, gera muita tranquilidade em relação à disponibilidade , completude e consistência informação.”

Cleber Naue, Gerente de Contratos – Projeto SB OILS

“Aprovações e validações não são mais feitas por e-mail”

Sidnei Barronio, Gerente de Projetos Especiais - STIHL

“…Tivemos ganhos reais com o Greendocs no que diz respeito à gestão de documentos e trâmite de informações em contratos com fornecedores.”

Christine Guahyba, Analista Contratos de Engenharia - CMPC

O que faz o GREENDOCS único?

ECM e BPM integrados

Motor de BPM para Processos e Documentos

Serviço Agregado

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De pequenos volumes a grandes volumes

Ótimos Preços

Linha Greendocs Office com excelentes preços

Autenticidade e respaldo legal em seus documentos digitais

O Greendocs é aderente aos padrões ICP Brasil de assinatura digital.

A certificação digital garante confidencialidade, sigilo, autenticidade e não repúdio dos documentos tramitados e emitidos via Greendocs. A tecnologia é aderente à legislação brasileira sobre documento eletrônico e certificação digital (MP Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001).

Assista o vídeo para conhecer mais!

Gestão de Contratos na Era Digital

Várias empresas usuárias do Greendocs tem conseguido reduzir ruídos de comunicação, ter respaldo em conflitos, garantir conformidade com normas, controlar sigilo e dar validade jurídica a documentos.Isso tornou-se ferramenta fundamental para gestores de contrato em tempos de digitalização.

Reunimos neste paper um resumo das dicas e vantagens do Greendocs para gestão contratos.

Leia mais à respeito!
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Case Itaipu Binacional

Veja como a ITAIPU Binacional conseguiu, com a implementação do Greendocs, otimizar os processos de engenharia de projeto, operação e manutenção.

Hoje o sistema gerencia mais de 2 milhões de documento de engenharia e atende a mais de mil usuários.

Assista a apresentação do case!

Aprenda mais sobre a Plataforma

O Greendocs é uma plataforma flexível e robusta para implementação de aplicações de negócio, que possibilitam o correto trâmite de documentos e a automação de processos intensos em informação. Isso proporciona uma forma eficaz de se localizar documentos e tarefas importantes, verificar históricos, rastrear ações e processos relacionados.

Interface Básica do Sistema

Novidades e Notícias

Artigos

Agilizar acesso à informação não é foco da Gestão Documental!

29/01/2018
Escrito por Camila Denículi Vila Verde, especialista em gestão eletrônica de informações empresariais. O foco da gestão documental nas empresas é o acesso à informação. Este conceito é indiscutível. Mas não está certo dizer que o foco é agilizar este acesso. Na maioria dos casos sim, mas é preciso analisar a natureza do(s) acervo(s) documental(is) e a sua(s) necessidade(s) de uso. Em alguns casos a necessidade é o de conferir rastreabilidade a estes acessos, maior governança dos dados e talvez isso não signifique maior agilidade, talvez até uma certa “burocratização” do acesso. Em outros casos o objetivo pode ser o de bloquear o acesso, impedir acesso indevido às informações. Portanto é preciso conhecer o acervo documental, o teor de suas informações e necessidades de uso, para planejar a forma com que ele será acessado. Aí voltamos ao ponto que eu acredito ser a chave do sucesso de qualquer projeto de gestão documental. O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental. Eu falo de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa relacionando-os às suas características, uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados. Quando uso o termo “item documental” eu pretendo expandir a ideia do que pode compor o acervo documental da empresa. Eu acredito que toda fonte de informação pode (e deve) fazer parte deste acervo, não necessariamente apenas documentos formais. Estes itens podem ser imagens, objetos, mídias eletrônicas, músicas etc. Ao listar estes itens e entender suas características, será possível agrupar os itens comuns em coleções. Classificar o teor das informações da empresa é fundamental. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso: Informação Sigilosa: Somente a alta direção da empresa e poucos funcionários diretamente relacionados à sua geração devem acessá-la. O acesso deve ser o mais rastreável possível. Informação Corporativa: Todos que fazem parte da empresa podem acessá-las e usá-las dentro do ambiente da empresa, ela não deve circular fora do ambiente empresarial. Exemplo: Documentos de projetos de engenharia da empresa. Informação Pública: Informação de acesso público. Pode ser acessada por pessoas que fazem parte da empresa e de fora da empresa, circula dentro e fora da empresa. Ex. Notícias da sala de notícias ou informações do site da empresa. Não é simples classificar as informações, pois o que deve ser observado é o conteúdo e não a forma de apresentação. Cada informação precisa ser classificada individualmente, na sua origem, pois é impossível classificar grupos documentais pelo seu tipo. Veja no exemplo de um documento do tipo Carta. Não podemos afirmar que uma carta é confidencial ou corporativa, depende do teor tratado. Algumas classificações (sigiloso e público) ficam vedadas à alta diretoria. Os usuários também precisam ser estudados. Seus interesses, suas funções, seus cargos e suas permissões de acesso a cada tipo de informação que é gerada ou que circula na empresa. Somente após entender acervo e usuários será possível planejar de forma
Artigos

Digitalizei! E agora?

26/01/2018
Digitalizei…e agora? Devo guardar ou descartar o documento? Escrito por Edenilza Magalhães – Sócia fundadora e consultora na empresa Doc Expert. Com o grande volume de documentos acumulados, crescendo ao longo dos anos, as empresas têm optado por digitalizar a documentação, com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento eletrônico. Mas uma dúvida permanece: depois de digitalizar os documentos, eles podem ser descartados? A resposta para esta dúvida não é simples. Nem todos os documentos podem ser descartados, pois alguns precisam permanecer guardados, seja para atender a requisitos legais, seja seu prazo de vigência ou por alguma ação pendente referente a ele. Mas então, como saber quais documentos podem ser eliminados, quais devem ser guardados e por quanto tempo?   A base para todo esse planejamento é a tabela de temporalidade documental (TTD), que é fundamental para gerenciar o acervo documental passivo, corrente e futuro. Nela consta o mapeamento dos tipos documentais existentes na empresa, relacionados à necessidade e ao tempo de guarda, baseados em requisitos legais. Para a construção da TTD é preciso formar uma equipe multidisciplinar, envolvendo consultoria de profissionais da informação, apoio jurídico e profissionais que atuam na área do acervo documental, dentro da empresa. É necessário avaliar e discutir vários pontos importantes, tais como: – Tipos Documentais: Listagem de todos os tipos de documentos que compõem o acervo documental. – Teor do Documento: Breve descrição do objetivo de cada tipo documental. – Descritores: Identificação das principais informações necessárias para identificar e descrever os tipos documentos nos sistema de informação. Estes serão os campos de busca e recuperação da informação. – Legislação aplicada: Levantamento de leis, normas e procedimentos que regem sobre o tempo de guarda física, necessidade de digitalização e descarte de cada tipo documental. – Classificação de acesso: Identificação do grau de sigilo da informação, onde serão definidos quais documentos são de acesso corporativo, quais são de acesso restrito e quais os tipos de restrição. – Nível de segurança para descarte: Para os documentos descartados é preciso identificar o nível de descarte, pois de acordo com o grau de sigilo da informação existe um nível de fragmentação. Após finalizada a construção da tabela, é preciso aprová-la junto aos gestores das áreas. Somente após todas estas etapas é possível fazer a triagem dos documentos e decidir sobre guarda ou descarte do acervo, bem como planejar os custos e prazos que a empresa terá para digitalizar, guardar e eliminar os documentos necessários. Outra função desta tabela é a de conhecer melhor o acervo documental da empresa e definir suas características e necessidades de tramitação, arquivamento e acesso. Assim é possível escolher um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que atenda a todos estes requisitos. (Aliás, digitalizar documentos sem implantar um software de gestão eficiente, torna o processo incompleto em todo o seu potencial) A tabela de temporalidade documental precisa ser reavaliada e revisada periodicamente, observando-se a atualização da legislação e as necessidades de uso do acervo, dentro das empresas. Apesar de sua importância, poucas empresas possuem uma tabela
Artigos Cases News

Automatize a Geração de seus Databooks

05/12/2017
Fabricantes de bens de capital podem usufruir das ferramentas de composição e emissão de data book. Os principais benefícios da funcionalidade são: Agilidade e automação na elaboração do databook; Controle de pendências documentais e  documentos faltantes Controle do status e progresso da emissão de cada documento Geração automática do databook eletrônico em formato PDF Para mais detalhes, solicite aqui uma apresentação.  
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Autenticidade e respaldo legal em seus documentos digitais

05/12/2017
O Greendocs é aderente aos padrões ICP Brasil de assinatura digital. A certificação digital garante confidencialidade, sigilo, autenticidade e não repúdio dos documentos tramitados e emitidos via Greendocs.  A tecnologia é aderente à legislação brasileira sobre documento eletrônico e certificação digital (MP Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001). Assista o vídeo para saber mais detalhes sobre esta funcionalidade:
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